مقال · أتمتة العمليات
ما العمليات التجارية التي يجب أن تؤتمتها أولاً؟
ابدأ بأتمتة العملية التي تتكرر أكثر من غيرها، وتتبع القواعد نفسها في كل مرة، وتكلّفك أكثر عندما تخطئ. في معظم الشركات النامية يعني ذلك متابعة العملاء المحتملين، والموافقات، والفوترة وتذكيرات الدفع، أو التقرير الأسبوعي الذي يُعدّه أحدهم يدوياً. قيّم كل عملية مرشحة حسب تكرارها والوقت الذي تستغرقه وتكلفة أخطائها واستقرار قواعدها، وابدأ بأعلى تقييم، وأجّل العمليات التي تحتاج إلى حكم بشري أو تتغير كل شهر.
بقلم Web Your Vyavsay team · نُشر في
كُتب بمساعدة الذكاء الاصطناعي. تُراجَع المعلومات مقابل المصادر المذكورة ويراجعها فريقنا. ترجمة للنسخة الإنجليزية بمساعدة الذكاء الاصطناعي. تُجرى المكالمات والمشاريع باللغة الإنجليزية.
العمليات التي تؤتمتها معظم الشركات النامية أولاً
- استقبال العملاء المحتملين وتذكيرات المتابعة، حتى لا يعتمد أي استفسار على ذاكرة شخص ما.
- الموافقات على الخصومات والمشتريات والإجازات والمدفوعات، مع سجل بمن وافق على ماذا.
- الفوترة وتذكيرات الدفع ومطابقة المدفوعات مع الفواتير.
- تحديث الطلبات والمخزون بين المبيعات والمستودع والحسابات.
- التقارير ولوحات المتابعة الدورية التي يجمعها أحدهم من جداول البيانات كل أسبوع.
- تعيين الموظفين ومغادرتهم: الحسابات والصلاحيات والأجهزة.
طريقة بسيطة للاختيار: قيّم كل عملية
ضع قائمة بالعمليات المرشحة، وامنح كل واحدة درجة من 1 إلى 5 في الأسئلة التالية، ثم اجمع الدرجات. ابدأ بالمجموع الأعلى.
| امنحها درجة عالية عندما… | |
|---|---|
| كم مرة تتكرر؟ | يومياً أو مرات عدة في الأسبوع |
| كم تستغرق في كل مرة؟ | دقائق من النسخ أو المراجعة أو الملاحقة في كل مرة |
| ما تكلفة الخطأ؟ | تصل الأخطاء إلى العملاء أو الأموال أو الامتثال |
| هل القواعد واضحة؟ | الخطوات هي نفسها في كل مرة |
| هل هي مستقرة؟ | لم تتغير العملية منذ أشهر |
ما لا يجب أتمتته أولاً
- العمل الذي يحتاج إلى حكم بشري في كل مرة، مثل التفاوض أو معالجة الشكاوى.
- عملية ما زالت تتغير: أتمتها بعد أن تستقر.
- المهام التي تحدث مرات قليلة في السنة.
- عملية لم يتفق عليها فريقك بعد. فأتمتة الخلاف تجعله أسرع فحسب.
كيف تؤتمت عملية
- 1
دوّن كيف تعمل اليوم
كل خطوة وكل شخص وكل ملف مشارك، بما في ذلك الحلول المؤقتة.
- 2
أصلح العملية أولاً
احذف الخطوات الموجودة فقط بسبب الأدوات القديمة قبل أتمتة أي شيء.
- 3
اجمع البيانات في مكان واحد
تفشل الأتمتة عندما تكون البيانات موزعة على جداول ومجموعات محادثة عدة.
- 4
أتمت القواعد والإشعارات
تعمل الموافقات والتذكيرات وتحديثات الحالة والتقارير تلقائياً، ويتولى الأشخاص الاستثناءات.
- 5
قِس وعدّل
تحقق من الوقت الذي وفّرته والأخطاء التي تجنبتها، ثم انتقل إلى العملية التالية في القائمة.
أداة أتمتة جاهزة أم أتمتة مخصصة؟
| أداة جاهزة | أتمتة مخصصة | |
|---|---|---|
| الأنسب عندما | تربط عملية معتادة بين تطبيقات شائعة | تكون العملية خاصة بشركتك أو تكون البيانات في جداول البيانات |
| مدة الإعداد | أيام | أسابيع |
| نموذج التكلفة | رسوم شهرية لكل مستخدم أو لكل مهمة | تكلفة البناء مع الصيانة |
| الحدود | ما تدعمه أدوات الربط | ما تقرره أنت |
تستخدم شركات كثيرة الاثنين معاً: أداة جاهزة للروابط البسيطة بين التطبيقات، ونظاماً مخصصاً للعملية الأساسية في العمل.
الأسئلة الشائعة
ما هي أتمتة العمليات التجارية؟
هي أن ينفّذ البرنامج الخطوات المتكررة في العملية، مثل توجيه الموافقات وإرسال التذكيرات وتحديث السجلات وإعداد التقارير، ليتولى الأشخاص القرارات والاستثناءات فقط.
هل الأتمتة مجدية للشركات الكبيرة فقط؟
لا. غالباً ما تستفيد الفرق الصغيرة أكثر، لأن عدداً قليلاً من الأشخاص يحمل مهام يدوية كثيرة. وأتمتة عملية يومية واحدة قد تعيد إليك ساعات كل أسبوع.
هل يمكن أن يكون واتساب جزءاً من عملية مؤتمتة؟
نعم. من خلال منصة واتساب للأعمال، يمكن للنظام إرسال تحديثات الطلبات وتذكيرات الدفع وطلبات الموافقة، وتسجيل الردود في ملف العميل الصحيح.
هل نؤتمت جداول البيانات أم نستبدلها أولاً؟
إذا كانت العملية في جداول بيانات يتشاركها عدة أشخاص، فانقلها أولاً إلى نظام واحد وأتمتها هناك. فالأتمتة المبنية فوق جداول هشة تتعطل عندما يغيّر أحدهم عموداً.