Article · Automatisation des processus métier
Quels processus métier automatiser en premier ?
Automatisez d’abord le processus qui revient le plus souvent, suit toujours les mêmes règles et vous coûte le plus cher quand il déraille. Pour la plupart des entreprises en croissance, il s’agit du suivi des prospects, des validations, de la facturation et des relances de paiement, ou du rapport hebdomadaire que quelqu’un prépare à la main. Notez chaque candidat selon sa fréquence, le temps par exécution, le coût des erreurs et la stabilité de ses règles, commencez par le score le plus élevé, et gardez pour plus tard les processus qui demandent du jugement ou changent tous les mois.
Par Web Your Vyavsay team · Publié le
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Les processus que la plupart des entreprises en croissance automatisent en premier
- La capture des prospects et les rappels de relance, pour qu’aucune demande ne dépende de la mémoire de quelqu’un.
- Les validations de remises, d’achats, de congés ou de paiements, avec une trace de qui a validé quoi.
- La facturation, les relances de paiement et le rapprochement des paiements avec les factures.
- Les mises à jour des commandes et des stocks entre la vente, l’entrepôt et la comptabilité.
- Les rapports et tableaux de bord récurrents que quelqu’un assemble chaque semaine à partir de tableurs.
- L’arrivée et le départ des collaborateurs : comptes, accès et équipements.
Une façon simple de choisir : noter chaque processus
Listez les candidats, donnez à chacun une note de 1 à 5 pour chacune des questions ci-dessous, puis additionnez. Commencez par le total le plus élevé.
| Notez haut quand… | |
|---|---|
| À quelle fréquence revient-il ? | Tous les jours, ou plusieurs fois par semaine |
| Combien de temps prend chaque exécution ? | Des minutes de copie, de vérification ou de relance à chaque fois |
| Que coûte une erreur ? | Les erreurs touchent les clients, l’argent ou la conformité |
| Les règles sont-elles claires ? | Les étapes sont les mêmes à chaque fois |
| Est-il stable ? | Le processus n’a pas changé depuis des mois |
Ce qu’il ne faut pas automatiser en premier
- Le travail qui exige un jugement humain à chaque fois, comme la négociation ou le traitement des réclamations.
- Un processus qui évolue encore : automatisez-le une fois stabilisé.
- Les tâches qui n’ont lieu que quelques fois par an.
- Un processus sur lequel votre équipe n’est pas encore d’accord. Automatiser un désaccord ne fait que l’accélérer.
Comment automatiser un processus
Décrire son fonctionnement actuel
Chaque étape, chaque personne et chaque fichier concernés, contournements compris.
Corriger d’abord le processus
Supprimez les étapes qui n’existent qu’à cause d’anciens outils avant d’automatiser quoi que ce soit.
Regrouper les données au même endroit
L’automatisation échoue quand les données vivent dans plusieurs tableurs et groupes de discussion.
Automatiser les règles et les notifications
Les validations, rappels, mises à jour de statut et rapports s’exécutent seuls ; les personnes gèrent les exceptions.
Mesurer et ajuster
Vérifiez le temps gagné et les erreurs évitées, puis passez au processus suivant de la liste.
Outil d’automatisation du marché ou automatisation sur mesure ?
| Outil du marché | Automatisation sur mesure | |
|---|---|---|
| Idéal quand | Un processus standard relie des applications courantes | Le processus vous est propre, ou les données sont dans des tableurs |
| Délai de mise en place | Quelques jours | Quelques semaines |
| Modèle de coût | Abonnement mensuel par utilisateur ou par tâche | Coût de développement plus maintenance |
| Limites | Ce que permettent les connecteurs | Ce que vous décidez |
Beaucoup d’entreprises utilisent les deux : un outil du marché pour les connexions simples entre applications, et un système sur mesure pour le processus au cœur de l’activité.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?
L’automatisation des processus métier consiste à confier à un logiciel les étapes répétitives d’un processus, comme l’acheminement des validations, l’envoi de rappels, la mise à jour des fiches et la production de rapports, pour que les personnes ne gèrent que les décisions et les exceptions.
L’automatisation ne vaut-elle le coup que pour les grandes entreprises ?
Non. Les petites équipes y gagnent souvent le plus, car peu de personnes portent de nombreuses tâches manuelles. Automatiser un seul processus quotidien peut libérer des heures chaque semaine.
WhatsApp peut-il faire partie d’un processus automatisé ?
Oui. Grâce à la plateforme WhatsApp Business, un système peut envoyer des mises à jour de commande, des relances de paiement et des demandes de validation, et enregistrer les réponses dans la bonne fiche client.
Faut-il d’abord automatiser ou remplacer nos tableurs ?
Si le processus vit dans des tableurs partagés par plusieurs personnes, faites-le d’abord passer dans un seul système, puis automatisez-le là. Une automatisation construite sur des tableurs fragiles casse dès que quelqu’un modifie une colonne.